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MÓDULO 06 · OPERACIÓN DIARIA

Operación profesional de devoluciones

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Prioridad alta 8 h Entregable → 03_Matriz_Devoluciones/ Examen · mín. 85/100

Objetivo: Procesar devoluciones de forma ordenada, con trazabilidad y sin perder vencimientos.

SÍNTESIS

La devolución es una limitación al trámite que afecta la factura de forma total y se resuelve subsanando. Su procedimiento (art. 6 de la Res. 2284) es un reloj de 5/5/5: la ERP devuelve en 5 días hábiles por única vez, el prestador responde en 5 días hábiles y la ERP acepta o reitera en otros 5. Si el prestador calla, acepta tácitamente y debe emitir nota crédito; si la ERP no notifica, la devolución se entiende injustificada. Su operación profesional es una matriz viva: causal, responsable, acción y evidencia de cierre.

Ideas clave

  • Devolución ≠ glosa: la devolución afecta la factura en su totalidad y se subsana; la glosa es una no conformidad parcial o total que se responde con evidencia.
  • El término de la devolución arranca al radicar, no al recibir el aviso: los 5 días hábiles corren desde la radicación y de forma simultánea al plazo del art. 57 de la Ley 1438.
  • La ERP solo puede devolver por una única vez y con una causal taxativa; no hay espacio para devoluciones sucesivas ni para exigencias de soportes por fuera del Anexo 1.
  • Subsanar no siempre es emitir nota crédito: según la causal, se corrigen datos, se reconstruyen soportes, se ajusta el RIPS o se corrige la factura.
  • Ninguna devolución queda cerrada sin causal, responsable, acción y evidencia; el SIIFA es el canal oficial para dejar registro.

Reglas de oro

Nunca dejes una devolución sin causal, responsable, acción y evidencia de cierre.
Marca el vencimiento de los 5/5/5 en días hábiles: el silencio del prestador equivale a aceptación tácita.

Conceptos que debes dominar

Devolución

Limitación al trámite que afecta la factura de forma total; se subsana para que la cuenta siga su curso.

Causal de devolución (DE)

Código taxativo del Anexo 3 de la Res. 2284 que fundamenta por qué se devuelve una factura.

Procedimiento art. 6

Reglas y plazos de la devolución: 5 días hábiles de la ERP, 5 del prestador y 5 de la ERP (5/5/5).

Aceptación tácita

Si el prestador no responde la devolución en 5 días hábiles, la acepta y debe emitir nota crédito.

Subsanación

Corrección de datos, soportes, RIPS o factura que permite continuar el trámite de la cuenta.

SIIFA

Canal oficial para registrar contratos, facturas, devoluciones, glosas y respuestas (Res. 1962 de 2025).

Mapa mental

Mapa de la semana

Relaciona los componentes principales de este módulo.

Operación profesional de devoluciones
Recepción
  • Comunicación de la ERP
  • Identificación de la factura
  • Fecha de radicación
Causal y subsanación
  • Código DE del Anexo 3
  • Datos, soportes, RIPS o factura
  • Decisión: subsanar o controvertir
Términos 5/5/5
  • ERP: 5 días hábiles (única vez)
  • Prestador: 5 días hábiles
  • ERP: 5 días hábiles para aceptar o reiterar
Trazabilidad
  • Responsable asignado
  • Evidencia de cierre
  • Registro en el SIIFA

Errores comunes (evítalos)

Confundir devolución con glosa y responder una devolución con argumentación clínica en lugar de subsanar.
Dejar vencer los 5 días hábiles de respuesta y terminar aceptando tácitamente lo que se podía controvertir.
Emitir nota crédito cuando la causal solo pedía corregir un dato o reconstruir un soporte.
Suponer que la ERP puede devolver varias veces o exigir soportes por fuera del Anexo 1.
No registrar la actuación en el SIIFA, dejando la subsanación sin trazabilidad.