Indicadores, análisis de causas y control de gestión

El indicador de devolución mide devoluciones / facturas radicadas y apunta al eslabón de soportes y radicación. No debe confundirse con la glosa inicial (valor glosado / valor facturado).

La glosa inicial mide valor glosado / valor facturado y señala cuánto de lo facturado queda objetado por el pagador. Cada indicador apunta a un eslabón distinto del proceso.

La recuperación mide valor levantado / valor glosado: cuánto de lo objetado se logra recuperar con defensa técnica. Es el complemento natural de la glosa inicial.

El tiempo de respuesta mide la oportunidad de la defensa. Como el art. 57 de la Ley 1438 fija plazos perentorios, responder tarde expone a la aceptación tácita y a la pérdida de valor.

Devolución = 60 / 400 = 15%. Glosa inicial = 75.000.000 / 500.000.000 = 15%. Cada indicador mide un eslabón distinto del proceso y se interpreta por separado.

Cartera vencida = 320.000.000 / 800.000.000 = 40%. La cartera por edades concentra la gestión en los saldos de mayor antigüedad y riesgo; un 40% es una señal de alerta para priorizar cobro y conciliación.

Si la concentración es RIPS inconsistente con la FEV, el control verificable está en la validación previa antes de radicar. Un tablero sin acción preventiva no mejora nada; la causa raíz debe terminar en un control medible.

El tiempo de respuesta mide la oportunidad de la defensa. Como el art. 57 de la Ley 1438 fija plazos perentorios, responder tarde expone a la aceptación tácita y a la pérdida de valor.

Agrupar devoluciones y glosas por causal, ERP, servicio y responsable, con tablas dinámicas, revela concentraciones y tendencias. Solo entonces se formulan controles verificables; un conteo global no permite actuar.

Agrupar por causal, ERP, servicio y responsable con tablas dinámicas permite identificar concentraciones y tendencias. Solo cruzando esos ejes se pasa de corregir errores individuales a prevenirlos.

La tabla dinámica agrupa, resume y muestra concentraciones por causal, ERP, servicio y responsable. Es el insumo del análisis de causa raíz, no un sustituto de él.

El análisis de causa raíz parte de la medición, agrupa por causal/ERP/servicio/responsable, identifica concentraciones, determina la causa, formula un control verificable y vuelve a medir para verificar el efecto.

La mejora continua define una meta evaluable, mide la línea base, ejecuta el plan con responsables y fechas, implementa el control preventivo y evalúa el resultado para ajustar. Un tablero sin acción preventiva no mejora nada.

Cada indicador tiene su fórmula: devolución = devoluciones/facturas radicadas; glosa inicial = valor glosado/valor facturado; recuperación = valor levantado/valor glosado; cartera vencida = saldo >90 días/cartera total; y el tiempo de respuesta se mide en días hábiles.

Cada indicador apunta a un eslabón distinto: la devolución a soportes y radicación; la glosa inicial a facturación, tarifas y pertinencia; la recuperación a la defensa técnica; el tiempo de respuesta al control de términos; y la cartera vencida a la gestión de cobro y conciliación.

Los indicadores de proceso (devolución, glosa inicial y recuperación) miden el desempeño del trámite; los financieros (cartera vencida, rotación y días de cartera) miden la exposición y la antigüedad de los saldos.

Cada causa raíz exige un control distinto: las inconsistencias del RIPS se atajan en la validación previa; los soportes faltantes y las diferencias de tarifa en la revisión documental y contractual; y las respuestas tardías en el control de términos, que evita la aceptación tácita.

Cartera vencida = saldo mayor a 90 días / cartera total. La cartera por edades (corriente, 1–30, 31–60, 61–90 y más de 90 días) concentra la gestión en los saldos de mayor riesgo y antigüedad.